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Recrutement

Comment rédiger une fiche de poste?

Comment rédiger la fiche de poste?

Comment rédiger une fiche de poste?

La fiche de poste n’est pas un document obligatoire au sein d’une entreprise. Cependant, il s’agit d’un document essentiel pour s’inscrire dans une démarche qualitative de vos Ressources Humaines, et ce quelle que soit la taille de votre structure. Cet outil aux multiples casquettes a de nombreuses utilités, notamment pour vos recrutements.

C’est pour ces raisons que j’ai choisi d’en faire un article détaillé pour vous pousser à établir des fiches de poste dans votre entreprise. Alors, vous êtes prêts?

L’article est décomposé en 3 parties:

  1. La définition de la fiche de poste
  2. L’utilité de la fiche de poste
  3. Le contenu de la fiche de poste

Bonne Lecture 🤓

C’est quoi une fiche de poste?

Une fiche de poste est un document RH permettant de recenser l’ensemble des activités et des tâches d’un collaborateur pour un poste de travail donné pour une entreprise Il s’agit en quelque sorte d’une “carte d’identité”, non pas d’une personne en particulier, mais d’un poste occupé au sein d’une entreprise.

La fiche de poste est remise lors de l’embauche avec le contrat de travail.

Il est si difficile de pouvoir définir ce document, tant il est riche en contenu. Ce qu’il faut retenir c’est qu’une fiche de poste pour la fonction d’Assistante RH dans l’entreprise A peut être complètement différente de la fiche de poste pour la même fonction mais dans l’entreprise B. Chaque entreprise a ses propres pratiques mais également sa propre stratégie RH. Rien ne sert donc de recopier une fiche de poste trouvée sur Internet car malheureusement, vous tomberez à côté de l’exercice. Rédiger une fiche de poste prend du temps et va bien au delà d’un recopiage des missions d’une fonction.

Quelle est l’utilité de la fiche de poste?

Un outil précieux pour vos recrutements

Une fiche de poste recense les missions d’un collaborateur, ses tâches mais également ses compétences et les éléments de base du contrat de travail. Vos recrutements sont donc facilités si vos fiches de poste sont déjà construites car vous avez à votre disposition des éléments précieux pour établir votre offre d’emploi. Evidemment, l‘offre d’emploi va plus loin que la fiche de poste, puisqu’elle cherche à convaincre le candidat de postuler dans notre entreprise en mettant en avant la marque employeur.

La fiche de poste vous permet de poser par écrit l’ensemble de vos besoins et de dresser le profil complet et idéal pour occuper le poste proposé. Ce travail nécessite du temps et de la réflexion mais vous permettra de rédiger efficacement votre offre d’emploi.

La fiche de poste est donc LA BASE pour vos futurs recrutements. Il s’agit d’un travail de fond à effectuer nécessitant du temps et de la réflexion mais qui vous fera gagner du temps par la suite car vous saurez exactement de qui vous avez besoin pour lancer vos recrutements.

Un support aux entretiens professionnels

L’entretien professionnel, organisé de manière obligatoire tous les 2 ans, et ce quelle que soit l’effectif de l’entreprise, est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Durant cet entretien, vous allez donc aborder les souhaits d’évolution du salarié et ses besoins en formation. Avoir des fiches de postes dans l’entreprise permettra de répondre plus efficacement aux besoins de vos collaborateurs car vous saurez exactement de quelles compétences le collaborateur a besoin pour évoluer vers tel ou tel poste.

Elle organise la structure de l’entreprise

Élaborer l’ensemble des fiches de poste de votre entreprise permettra d’avoir une vision globale de l’ensemble des postes existants au sein de votre entreprise. Vous pourrez alors déceler si l’activité est bien répartie, si un nouveau poste pourrait être crée ou si une redéfinition des postes est nécessaire. Grâce aux fiches de poste, la structure de l’entreprise sera plus claire.

Elle permet de gérer les carrières et les parcours professionnels des collaborateurs

Grâce à la vision globale que les fiches de poste donne de votre structure RH, vous serez en mesure de gérer beaucoup plus facilement les carrières et les parcours professionnels de chacun.

Elle permet de gérer la politique de rémunération

Les fiches de poste vous permettent d’établir de gérer votre politique de rémunération.

Comment? Les fiches de poste recensent les compétences mais aussi le niveau de responsabilité de chaque poste. En ayant mis au clair l’ensemble de ces éléments, vous serez donc en mesure de gérer les augmentations de rémunération. Ainsi, vous saurez que Gilles, comptable, ne pourra pas demander une rémunération supérieure à Martine, la responsable du service comptabilité si vous souhaitez garder une harmonie dans votre politique de rémunération.

La transparence sur les missions et les attentes de l’employeur

Elle permet au salarié de connaître ses missions, mais aussi les attentes de son employeur. Lors de l’arrivée du collaborateur, en remettant l’ensemble des documents nécessaires à son embauche, vous pouvez prendre du temps pour lire avec lui la fiche de poste et lever les zones d’ombre.

Du côté de l’employeur, la fiche de poste lui permet d’être transparent vis-à-vis du collaborateur concernant ses attentes et donc de pouvoir l’évaluer plus facilement.

Quel contenu pour la fiche de poste?

La description du poste

Dans cette partie, ce sont les éléments descriptifs et contractuels du poste que vous mettez en avant.

  1. Quel est l’intitulé du poste?
  2. Sa classification dans la convention collective?
  3. Son statut?
  4. La durée du travail?
  5. Le lieu de travail?
  6. L’évolution possible?
  7. La rémunération?

Le positionnement dans l’entreprise

Dans une deuxième partie, j’intègre, pour ma part, un organigramme de l’entreprise afin de visualiser très rapidement les personnes gravitant autour du poste concerné. Quel est son référent hiérarchique? et quelles sont les personnes éventuellement managées?

Exemple: Un Responsable Charpente encadre son équipe mais doit rendre compte à la Direction.

Positionnement dans l'entreprise - fiche de poste

Les missions et les attributions

Dans cette partie, je distingue les missions principales du poste des attributions que le collaborateur aura à effectuer au quotidien. Ainsi, les missions définissent le rôle du collaborateur tandis que les attributions décrivent plutôt les tâches de ce dernier.

Les relations internes et externes

  1. Quelles sont les principaux liens professionnels entretenus par le collaborateur dans l’entreprise?
  2. Quels sont les contacts externes que le collaborateur peut avoir dans ses missions? (Exemples: clients, fournisseurs).

Le niveau de responsabilité

Dans le niveau de responsabilité, je distingue

  1. Les moyens et les prérogatives qui définissent le degré d’autonomie et les décisions pouvant être prises par le collaborateur
  2. Les flux descendants (informations qui doivent redescendre vers l’équipe) des flux ascendants (informations qui doivent remonter aux responsables et à la Direction).

Les compétences

La dernière partie permet de recenser l’ensemble des compétences nécessaires pour le poste. Il faut donc aborder le savoir, le savoir-faire mais aussi le savoir-être.

Le savoir

Le savoir recense les connaissances théorique que le collaborateur doit avoir pour occuper le poste. Elles peuvent être liées au diplôme de base, aux formations suivies ou à l’expérience.

Le savoir-faire

Le savoir-faire, quant à lui, recense les compétences pratiques du collaborateur. Elles sont essentiellement dues à l’expérience professionnelle de ce dernier. En bref, il s’agit de la capacité du collaborateur à mettre son oeuvre les connaissances qu’il a acquises dans son métier.

Le savoir et le savoir-faire peuvent être aussi qualifiées de “Hard Skills”.

Le savoir être (ou “Soft Skills”).

Et enfin, le savoir-être s’axe sur le profil psychologique de la personne, sur l’attitude, la personnalité et les valeurs. En bref, ce sont les qualités personnelles que vous recherchez chez le collaborateur pour occuper un poste donné (aisance relationnelle, rigueur, capacité à travailler en équipe etc…).

Ces compétences ne s’apprennent pas sur les bancs de l’école mais sont liés à notre personnalité et au développement personnel.

J’espère que cet article vous aura aidé à établir vos fiches de poste! Je vous conseille d’associer chaque collaborateur sur le poste qu’il occupe, il saura vous donner un oeil nouveau, une prise de recul et des informations précieuses.

Avant de partir, n’oubliez pas d’enregistrer l’infographie relative à la fiche de poste!

Élaborer une fiche de poste

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